Gomes de Matos Consultoria

O setor financeiro não funciona sozinho

Você já deve ter ouvido falar de algum gestor de empresas que o setor financeiro é o coração do negócio, correto? Ou até mesmo você pense assim. Esse pensamento não é à toa, afinal é neste setor que é feita a gestão de todo o patrimônio das organizações, a gestão do caixa financeiro, das reservas bancárias. Uma boa gestão financeira fornece ferramentas e indicadores precisos para saber a melhor forma de usar esses valores disponíveis.

O que alguns gestores não percebem é que o setor financeiro não funciona sozinho! Os principais relatórios de resultados, DRE e Fluxo de Caixa, precisam de dados fidedignos e seguros, e esses dados precisam chegar da forma correta, vindos de outros setores da empresa. O setor financeiro não cria os números, ele apenas organiza os números gerados pela empresa. Caso não haja o devido apoio de todas as partes, o financeiro se torna uma área sobrecarregada tendo que resolver todo tipo de problema.

Mas afinal, que áreas tão importantes ao setor financeiro da sua empresa são essas? Vamos falar delas agora. Hoje, temos três grandes áreas que geram informações e dados financeiros: setor de vendas, setor de compras e setor de TI. Um setor de vendas bem estruturado garante a fidedignidade das receitas; um setor de compras bem estruturado previne quebra de caixa por pagamentos inesperados; um setor de TI bem estruturado garante a automação, agilidade e confiança na gestão da informação. A seguir, vamos entrar em detalhes de como cada área dessa interfere no seu financeiro.

  1. Setor de Vendas

O setor de vendas é responsável por gerar as receitas da organização, seja realizando a venda de serviços ou a venda de produtos. Passadas todas as etapas comerciais, ou seja, quando o cliente decide de fato efetuar a compra do seu produto ou serviço, a empresa irá disponibilizar uma ou mais formas de pagamento, e o cliente irá escolher a que mais se adequar no momento. É nessa hora que as informações para o setor financeiro começam a ser geradas.

O contas a receber é a área financeira que cuida da gestão de todos os recebimentos monetários gerados pela venda de um produto ou serviço. Quando uma venda é cadastrada no sistema, quando ocorre o processo de faturamento, é gerado um título a receber. Nesse momento, a forma de recebimento precisa ser informada, podendo ser:

  • Boleto: o cliente efetua o pagamento por meio de boleto emitido pela sua empresa. No sistema precisam constar as informações do boleto, como a data de emissão (data da venda), data de vencimento e número do boleto. Além disso, o título gerado precisa informar que esta é a forma de recebimento. O correto registro dessas informações não é de obrigação do setor financeiro, e sim do setor de vendas, no ato do faturamento.
  • Cartão de crédito ou débito: o cliente efetua o pagamento por meio de cartão de crédito ou débito via maquineta ou link de pagamento. No sistema precisa constar as informações do cartão e da venda, como a data de emissão (data da venda), data de vencimento, número sequencial único de NF-e (NSU) e a bandeira do cartão. Em caso de venda parcelada, cada parcela deve ter a sua data de vencimento, de acordo com a venda. Além disso, o título gerado precisa informar que esta é a forma de recebimento. O correto registro dessas informações não é de obrigação do setor financeiro, e sim do setor de vendas, no ato do faturamento.
  • A vista: o cliente efetua o pagamento em dinheiro. Nesse caso, os dados de data de emissão e data de vencimento são os mesmos, e a forma de recebimento precisa estar especificada. O correto registro dessas informações não é de obrigação do setor financeiro, e sim do setor de vendas, no ato do faturamento. No momento em que o contas a receber for realizar a conciliação dos recebimentos, ele irá conferir se constam todas essas informações, irá cruzar com os recebimentos efetivos nas contas bancárias e prestação de contas dos caixas de vendas e irá dar baixa no sistema. Se as informações vierem incorretas, haverá retrabalho do financeiro na correção e falha nas automações de conciliações.

2. Setor de Compras

O setor de compras é responsável por realizar os pedidos de compras junto aos fornecedores de produtos para revenda e/ou insumos para produção, de acordo com a necessidade de estoque da empresa. Este processo interfere diretamente no setor financeiro, pois, a partir do recebimento da mercadoria e da inserção da nota fiscal de compra, é gerado um contas a pagar, um compromisso para a empresa junto aos seus fornecedores.

O contas a pagar é a área financeira que cuida de todos os pagamentos que a empresa possui junto a fornecedores, prestadores de serviços, funcionários e instituições financeiras. Se tratando apenas de fornecedores de produtos para revenda e de insumos, o processo requer que haja um pedido de compra. Este pedido deve passar por uma etapa de autorização, onde a pessoa responsável verifica com o financeiro (caso não seja uma pessoa do setor) as disponibilidades de caixa e as condições de pagamento (prazo de vencimento, parcelamento).

Uma vez autorizado, o pedido de compra segue o processo e o fornecedor gera o compromisso de pagar e a Nota Fiscal de venda. As informações do boleto de pagamento e da nota fiscal devem estar condizentes com o pedido de compra, e quem faz essa conferência é o setor de compras, antes da obrigação de pagamento ser repassada ao setor financeiro. As informações estão corretas, o pedido é aceito e o financeiro assume o compromisso de ser pago.

Perceba que durante o processo de compras, houve uma etapa de autorização e uma etapa de conferência de informações. Sem a etapa de autorização, é possível que seja gerado um compromisso a pagar que a empresa não possui caixa suficiente para arcar. Sem a etapa de conferência, o contas a pagar pode ser surpreendido com condições de pagamentos diferentes da que a empresa pode arcar. Ou seja, sem um setor de compras devidamente estruturado, a empresa poderá sofrer com problemas de disponibilidade de caixa, além da desordem com relação a falta de programação, a prazos e vencimentos de pagamentos a fazer.

3. Setor de TI

O setor de TI é responsável por auxiliar no uso do sistema integrado que a empresa utiliza, bem como atuar na customização do mesmo de acordo com a necessidade da organização. Neste caso, esta não é uma área que gera dados e informações para o setor financeiro, mas é de fundamental importância para que o sistema mostre os números de forma correta e confiável.

Com um setor de TI bem estruturado, é possível encontrar formas dentro do sistema integrado de construir relatórios financeiros e gerar indicadores de resultados que podem ser utilizados pelos diretores da empresa para tomada de decisão. Além disso, as automações dos processos de contas a pagar e a receber agilizam e dão segurança aos controles financeiros.

Sabendo como funcionam estes três setores dentro da sua empresa, será muito mais fácil gerir as finanças da organização, uma vez que temos como garantir que todos os dados e informações estarão chegando ao setor da forma correta. Restará à área financeira a gestão dos números para que esta seja uma área não só de controle, mas estratégica para seu negócio.

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Marcelo Henrique

Marcelo Henrique

Consultor Sócio da Gomes de Matos

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