O processo de auditoria é uma
ferramenta de gestão essencial para avaliar a implementação do sistema de gestão ou processos da sua empresa. Resultados de auditoria podem fornecer dados relevantes para análise de
planejamento de seu negócio e contribuir para a identificação de
necessidades de melhoria. Considerando o ciclo PDCA, essa etapa corresponde ao C (Check):
Etapas do processo de auditoria Para que uma auditoria seja realizada de maneira adequada, é importante seguir algumas etapas, que incluem: gerenciamento de um programa de auditoria, planejamento e condução de auditoria, bem como conclusão e apresentação dos resultados obtidos. Além disso, é imprescindível que seja realizado o acompanhamento pós-auditoria, para garantir que os desvios identificados serão devidamente tratados, garantindo a melhoria dos seus processos ou sistema de gestão.
A falha em qualquer uma dessas etapas pode comprometer completamente o resultado da auditoria.
Programa de auditoria É o documento que define o
planejamento das auditorias em determinado período. Durante elaboração do programa de auditoria devem ser considerados os seguintes fatores:
- O objetivo da auditoria será o grande direcionador da abrangência do processo de auditoria e deve definir quais processos serão auditados, levando-se em consideração os riscos e nível de criticidade de cada processo. Deve ser coerente com a direção estratégica da sua empresa;
- Periodicidade de realização das auditorias com a indicação dos processos ou requisitos a serem auditados.
Plano de auditoria É o documento que define o planejamento de um evento específico de auditoria. O planejamento da auditoria deve ser comunicado previamente a todos os auditados para assegurar a realização do evento. O plano de auditoria deve conter as seguintes informações:
- Escopo da auditoria: indicando os requisitos a serem auditados e abrangência da auditoria;
- Recursos da auditoria: Os recursos determinados no programa de auditoria devem ser suficientes para realizar o processo de modo eficaz e incluem: duração, local e agenda das auditorias, disponibilidade de equipamentos ou recursos de tecnologia da informação, equipe auditora qualificada (com a identificação de papéis e responsabilidades), logística (quando necessário), questões de idioma ou cultura;
- Método de avaliação que será aplicado.
Condução da auditoria A condução da auditoria é a etapa principal do processo e é iniciada com a
reunião de abertura com a participação dos auditados. A pauta da reunião inclui a confirmação do planejamento e método de realização da auditoria, requisitos de segurança da equipe auditora, disponibilidade dos recursos.
A
informação documentada relativa ao processo deve estar disponível para análise da equipe auditora para que seja possível realizar
análise crítica e coletar as
evidências objetivas da conformidade com os requisitos em avaliação. A
comunicação durante a auditoria deve ser clara e objetiva, informando ao auditado os desvios constatados e tirando quaisquer dúvidas que porventura surjam.
Conclusão da auditoria Na conclusão da auditoria, a equipe auditora se reúne para compilar as análises realizadas e as evidências obtidas no decorrer do processo e elabora um
relatório de auditoria contendo: data e local da auditoria, processos e pessoas auditadas, requisitos avaliados, percentual de conformidade, não conformidades constatadas e identificação da equipe auditora. É realizada uma reunião de encerramento e o relatório é fornecido à sua empresa para que tome as providências necessárias para melhoria dos processos.
A equipe auditora deve realizar o
acompanhamento pós-auditoria para garantir que as não conformidades sejam analisadas e as ações corretivas sejam devidamente implementadas.
A auditoria é uma ferramenta poderosa para gerar melhoria dos processos e elevar a excelência de sua empresa.
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Ivana Carvalho – Consultora Associada Gomes de Matos Consultores Associados
